THỦ THUẬT WORD NÂNG CAO
1.1 Sọan hợp đồng thật đơn giản với công cụ taọ form trong
word, chỉ cần mở hợp đồng mẫu ra và ấn phím TAB cho con trỏ nhảy đến từng phần
cần sửa trong hợp đồng, sửa chúng mà không sợ nhầm vào các phần khác.
Tôi xin trình bày cách làm trong phần dưới đây:
Download ví dụ trong bài tại
đây.
-Giả sử ta có một mẫu nội dung hợp đồng như hình bên dưới, trong đó các
vùng khoanh mầu đỏ là phần nội dung được phép thay đổi, ngoài phần
này, các phần khác không thể thay đổi nếu không có quyền
-Làm thế nào để định nghĩa vùng nào được phép thay đổi vùng
nào không được phép thay đổi.
1.Mở file hợp đồng
2.Chọn View-> Toolbars -> Forms trong thanh
menu xuất hiện hình như sau
3.Dùng chuột bôi đen (chọn) phần cần thay đổi sau đó click
vào phần đánh số 1 trong hình trên.
4. Sau khi làm xong bước 3 ta có thể định nghĩa format cho
các vùng như:
giới hạn số ký tự, kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu chữ hoa, chữ thường hoặc kiểu
viết hoa ký tự đầu tiên của mỗi từ…
click chuột phải vào các vùng vừa chọn và chọn properties
5.Khóa các vùng không cho phép thay đổi
Nếu bạn muốn khóa mà không cần mật khẩu bạn có thể bẩm luôn vào vùng số 2 trong
hình ở mục 2 và ghi lại văn bản
Nếu bạn muốn khóa và cần bảo vệ bằng mật khẩu bạn làm như sau
chọn Tools->Protect Document, bên phải màn hình xuất hiện hình sau:
Bạn lần lượt thực hiện các bước chọn trong hình trên. Sau khi chọn bước 3 (Yes,
Start Enforcing Protection) MS-Word sẽ yêu cầu nhập mật khẩu (trong ví dụ này
tôi nhập mật khẩu là “12345678”) kết thúc bạn ghi lại.
6.Thử nghiệm mở file vừa tạo, sử dụng phím TAB để
chuyển tới vùng cần thay đổi. Sau khi nhập xong thông tin từng phần, bạn sử
dụng phím TAB để Word tự động đưa bạn đến phần sửa tiếp theo (tránh
sử dụng phím ENTER).
7.Khi cần định nghĩa lại các vùng đã khóa hoặc thay đổi nội dung hợp đồng, đầu
tiên bạn chọn Tools->Unprotect Document sau đó làm lại các bước
như trên.
1.2. Khi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng
tính Excel, thường người ta thực hiện 2 công việc:
- Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.
- Công việc B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn
của báo cáo nói chung không thay đổi là mấy).
Hình 1: Excel, số liệu kỳ trước dùng cho các báo cáo tháng
07/2005
Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn công
khi có nhiều số liệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với
văn bản Word để bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực
hiện công việc A xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc
in báo cáo ra mà không phải thực hiện công việc B nữa.
Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển hành khách của 4 hãng xe HTX, TNHH,
QD và CT. Báo cáo mỗi tháng bạn cần đưa vào số liệu của tháng hiện tại và tháng
trước đó để so sánh sự tăng giảm. Hiện tại ta cần làm phân tích số liệu tháng
08/2005.
Bước 1 (công việc A): Ở H.1 ta đã có sẵn bảng tính Excel với số liệu của kỳ
trước (tháng 07/2005) với các công thức để tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành
khách tăng giảm so với tháng trước... ta chỉ cần nhập vào các số liệu của tháng
cần báo cáo, Excel sẽ tự động tính ra các số còn lại. Sau khi nhập xong ta được
bảng tính với các số liệu của kỳ hiện tại (tháng 08/2005) như H.2.
Hình 2: Excel, số liệu kỳ hiện tại dùng cho các báo cáo
tháng 08/2005
Bước 2: Ở H.3 là phân tích số liệu có được trong H.1. Điều
cần làm là phải sửa số liệu của kỳ trước thành số liệu của kỳ này trong bảng
phân tích đó (tức là sửa từ H.3 thành H.4). Bây giờ chúng ta sẽ liên kết dữ
liệu từ Excel sang Word để các kỳ về sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh
cho Word tự động cập nhật dữ liệu từ Excel sang.
Đầu tiên bạn vào bảng tính Excel, copy ô số liệu cần là ô C2 ở H.2 (ô được tô
đỏ ở H.2) rồi vào Word đặt con trỏ vào chỗ cần sửa dữ liệu thích hợp (ngay
trước con số 272.601 ở H.3). Xóa giá trị 272.601 ở H.3 đi rồi nhấn vào menu
Edit > Paste special, bảng Paste special xuất hiện. Bạn chọn Paste link
> Unformated Text rồi OK (các thao tác này tạm gọi là Paste link),
phần mới được paste vào có giá trị là 273.780 như trong H.4 nhưng phần nền của
số 273.780 này có màu xám. Thực hiện giống như vậy ở những số liệu khác cần sửa
đổi. (Chú ý khi copy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen
phần số rồi copy).
Hình 3: Word, phân tích số liệu của H.1
Chú ý, nếu vùng được Paste link không có màu xám,
bạn làm như sau: vào menu Tools > Options, chọn tab View,
phần Field shadding chọn Always rồi OK.
Riêng đối với những số liệu có thể có giá trị âm hoặc dương và giá trị này ảnh
hưởng đến phần lời văn trong văn bản Word cần làm phức tạp hơn một chút. Như
phần giảm 44,44% ở H.3: tháng trước giảm 44,44% vì giá trị trong Excel tương
ứng là -44,44 (ở H.1). Tháng này giá trị trong bảng tính Excel là 16,39 (ở
H.2), ta phải hiển thị lời văn là tăng 16,39% trong Word. Cách làm như sau: đầu
tiên bạn mở bảng tính Excel (H.2), đối với những cột nào thể hiện sự tăng giảm
(ở ví dụ này là cột D và cột E) ta phải tạo thêm 2 cột phụ dùng để thể hiện lời
văn cho mỗi cột. Ta làm cho cột D như sau (cột E làm tương tự):
Hình 4: Word, phân tích số liệu của H.2
- Chèn thêm 2 cột F và G để bổ sung cho cột D như H.5. Trong
đó cột F thể hiện dấu của cột D và cột G thể hiện giá trị tuyệt đối của cột D.
- Nhập vào ô F2 công thức:
=IF(D2=0;"không tăng giảm";IF(D2>0;"tăng ";"giảm
"))
Hàm này xét giá trị của ô D2, nếu =0 thì hiển thị "không tăng giảm",
nếu >0 thì hiển thị "tăng ", nếu <0 thì hiển thị "giảm
".
Copy công thức trên cho các ô F3, F4, F5, F6.
- Nhập vào ô G2 công thức:
=IF(D2<>0;ABS(D2);"")
Hàm này lấy giá trị tuyệt đối của ô D2.
Copy công thức trên cho các ô G3, G4, G5, G6. Bạn sẽ được các chi tiết giống
với H.5.
Bây giờ bạn trở lại Word ở H.3:
H.5
- Xóa chữ "giảm", qua Excel copy ô F5 ở H.5 rồi
Paste link vào Word.
- Xóa "44,44", qua Excel copy ô G5 ở H.5 rồi Paste
link vào Word.
Thực hiện tương tự cho các phần khác cần sửa đổi.
Nếu thực hiện chính xác bạn sẽ có được bản báo cáo của tháng 08/2005 như H.4.
Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở văn
bản Word lên, nhấn menu Edit > Select All rồi lại nhấn
menu Edit > Links > Update Now, lập tức dữ liệu được cập nhật từ
Excel vào Word.
Chú ý, để Word không tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools
> Options > General, bỏ chọn ở mục "Update automatic links at
Open". Nếu không, mỗi khi bạn mở file Word nào có dữ liệu dạng liên kết
thì Word sẽ luôn hỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền phức.
1.3. Có lẽ bạn nghĩ rằng không cần thiết phải làm điều này
trong khi đang dùng Word bình thường, nhưng làm sao biết được đến một lúc nào
đó có thể là vô tình hoặc cố ý mà ai đó sẽ thay đổi các thiết lập, chẳng hạn
như đặt một từ hay một hình nào đó luôn nằm mặc định trong trang văn bản, thay
đổi giao diện, thay đổi các tuỳ chọn trong Options....
Những lúc như thế, nếu biết bạn có thể điều chỉnh lại, nhưng không phải bất cứ
thiết lập nào trong Word bạn có thể biết và chỉnh sửa được, vậy khi gặp tình
huống “bất khả kháng” đó bạn phải làm sao đây? Có thể bạn sẽ nghĩ đến việc phải
cài đặt lại Word, nhưng điều đó cũng chưa chắc có thể khắc phục được vấn đề mà
còn có khi làm mất thời gian thêm, lý do là vì những thiết lập lưu vào registry
có thể không được sửa đổi lại mặc định khi cài đặt lại Word và sau khi cài đặt,
Word sẽ dùng lại các thiết lập đó. Để giải quyết khó khăn này, trước tiên bạn
hãy đóng Word (nếu dang mở), sau đó dùng một trong hai cách sau đây:
1- Tạm thời khôi phục lại các thiết lập theo mặc định ban đầu:
Dùng cách này khi trước mắt bạn chưa có hướng khắc phục triệt để vấn đề hay cần
phải làm gấp một công việc nào đó. Bạn thực hiện bằng cách bấm
menu Start->Run, sau đó gõ winword /safe (có khoảng cách giữa
chữ winword và /safe) và OK rồi chạy lại Word.
2- Khôi phục lại nguyên vẹn các thiết lập ban đầu:
Đây là cách mà bạn sẽ đưa Word trở về “thuở ban sơ”, giống như lần đầu tiên bạn
mới cài đặt Word. Bạn cũng vào menu Start->Run, gõ regedit và
OK. Tiếp đó bạn tìm tới khoá sau tuỳ theo phiên bản Word mà bạn đang dùng:
- Word 97 :
HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/8.0/Word
- Word 2000 :
HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/9.0/Word
- Word 2002 (XP) :
HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/10.0/Word
Kế tiếp, bạn bấm chuột phải vào tên khoá Word, chọn Delete,
chọn Yes. Sau khi khởi động lại Word, bạn sẽ thấy giao diện cũng như các
thiết lập sẽ trở lại tình trạng như ban đầu và bạn chỉ cần chỉnh sửa lại các
thiết lập mà bạn cần mà thôi.
4. ạn đã biết làm thế nào để in được 4 trang văn bản trên
cùng 1 mặt giấy? Làm thế nào để khi in 2 trang văn bản ở 2 mặt của tờ giấy có
lề bên trái cùng kích thước để khi đóng gáy không bị mất chữ... Sau đây chúng
tôi sẽ hướng dẫn 1 số thủ thuật khi in trong MS Word.
Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược nhau.
Trong trường hợp tài liệu của bạn có rất nhiều trang văn bản
và bạn muốn in 2 trang văn bản vào 2 mặt tờ giấy. Khi đóng gáy tài liệu thành
quyển thì lề của cả quyển sẽ không bị to nhỏ lệch nhau. Lấy ví dụ trang văn bản
đặt lề là:
- Top: 1.5 cm
- Bottom: 1.5 cm
- Left: 2.5 cm
- Right: 1.5 cm
1. Vào File / Page Setup…
2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:
Đánh dấu chọn Mirror margins – Đặt lề cho trang
chẵn, trang lẻ ngược nhau. (Nó không khác gì khi bạn goi gương.)
3. Kết quả là trang văn bản của bạn sẽ có lề như sau:
Trang 1 có lề:
Top: 1.5 cm
Bottom: 1.5 cm
Left: 2.5 cm
Right: 1.5 cm
Trang 2 có lề:
Top: 1.5 cm
Bottom: 1.5 cm
Left: 1.5 cm
Right: 2.5 cm
In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy.
1. Vào File / Page Setup…
2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:
Bạn hãy đánh dấu lựa chọn "2 pages per
sheet" – In 2 trang trên cùng 1 sheet.
3. Sau đó bạn in bình thường.
4. Kết quả in sẽ gộp 2 trang trên màn hình word vào 1 mặt
giấy đặt dọc:
Với cách làm này thực chất vẫn chưa đem lại lợi ích gì cho
bạn.
In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy (quay ngang &
áp dụng cho Office 2003)
1. Vào File / Page Setup…
2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:
Bạn hãy lựa chọn Book fold
3. Sau đó bạn in bình thường.
4. Kết quả in sẽ gộp 2 trang trên màn hình word vào 1 mặt
giấy đặt ngang (Bạn có thể đóng thành sách vì ở giữa 2 trang có khoảng
cách làm chỗ đóng gáy sách):
In nhiều trang văn bản trên cùng một mặt giấy.
1. Bạn vẫn soạn thảo văn bản bình thường,
2. Vào File / Print (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + P): Bắt
đầu in tài liệu
3. Xuất hiện hộp thoại Print:
Trong hộp thoại này, bạn cần chọn ở mục Pages per sheet – In
n trang vào cùng một mặt giấy (n =1, 2, 4, 6, 8, 16 trang). Trên hình minh họa
là: In 4 trang trên cùng 1 mặt giấy.
4. Kết quả bạn sẽ in được nhiều trang trên cùng 1 tờ giấy
như sau:
Với cách làm này bạn có thể in được tối đa 16 trang văn bản
trên cùng 1 mặt giấy và tất nhiên kích thước chữ sẽ bị nhỏ lại.
5. ài liệu của bạn đã sẵn sàng để in ấn và đóng thành quyển
ngoại trừ các đầu mục trang (Header). Bạn muốn định dạng các header để mỗi khi
mở tài liệu thì số trang lẻ sẽ hiển thị bên phải và số trang chẵn sẽ nằm ở bên
trái. Thực hiện theo các bước sau để thêm các header trang chẵn/lẻ khác nhau
cho các tài liệu trên Word 2007:
1. Kích tại bất kì vị trí nào trên trang 1.
2. Tại thẻ Insert, kích Header trong nhóm Header &
Footer.
3. Kích Austere (Odd Page) hay bất kì định dạng Header nào đó cho các
trang lẻ.
4. Phía dưới công cụ Header & Footer Tools, kích
thẻ Design tab rồi kích chọn hộp kiểmDifferent Odd &
Even Pages tại nhóm Options.
5. Kích nút Next Section trên
nhóm Navigation.
6. Kích Header tại nhóm Header & Footer.
7. Kích Austere (Even Page).
Tài liệu sau khi định dạng trang chẵn lẻ header sẽ có dạng như sau khi in:
Nếu tài liệu của bạn đã có một header nhưng chưa được định
dạng phân thành các trang chẵn/lẻ, bạn không cần phải xóa đi và tạo lại. Hãy
thực hiện theo các bước đơn giản sau để chuyển headercũ theo định dạng chẵn/lẻ:
1. Nhấp đúp chuột tại header trên tài liệu.
2. Phía dưới công cụ Header & Footer Tools, kích
thẻ Design và chọn hộp kiểm Different Odd & Even Pages tại nhóm
Options.
3. Kích nút Next Section tại nhóm Navigation.
4. Kích Header tại nhóm Header & Footer.
5. Kích Austere (Even Page) hay bất kì định dạng Header nào
cho các trang chẵn.
Bạn cũng có thể chọn phần cuối trang (Footer) chẵn và lẻ trên tài liệu Word
2007. Hãy thực hiện các bước ở trên và thay thế footer cho header.
1.6. Các bạn xem sách, truyện,... đã thấy trang mục lục của
các quyển sách rất ngay hàng thẳng lối và chính xác từng trang một so với tiêu
đề. Nếu bạn đang làm luận văn, hay viết sách bạn cũng cần tạo mục lục như thế.
Thủ thuật dưới đây giúp bạn tạo ra trang mục lục tự động chính xác và nhanh
chóng.
Trước hết bạn cần hiểu nguyên tắc làm việc của Word để tạo
ra trang mục lục tự đông. Word sẽ căn cứ vào
các heading và level trong văn bản của bạn để hiểu đâu là
phần tiêu đề chính, đâu là tiêu đề phụ và đâu là nội dung. Từ đó, nó sẽ tạo ra
các 1 trường liên kết với các tiêu đề đó gọi là TOC. Nếu bạn thay đổi tiêu
đề trong phần thân văn bản, bạn chỉ cần update trường trên trang mục lục là
được. Dưới đây là kinh nghiệm sử dụng hiệu quả và tránh mất thời gian.
Để tao ra một bản mục lục tốt bạn cần thực hiện các bước
sau:
Tạo ra dàn bài
Định dạng các heading và level cho từng tiêu đề.
Tạo mục lục.
Bước 1. Tạo dàn bài trước.
Bạn nên tạo dàn bài trước khi bắt tay vào viết. Tạo trước dàn bài sẽ tiết kiệm
cho bạn thời gian làm mục lục và dễ kiểm soát bài viết.
Ví dụ mục lục của luận văn như sau:
Đây là dàn bài thuần text. Bạn không cần định dạng gì cả.
Trong ví dụ này, tôi sẽ không dùng định dạng Bullet để tạo ra những chuyên mục
1, 1.1, 1.2,… mà nhập bằng tay. Bạn không nên dùng Bulletin vì nó sẽ làm các
chỉ số “loạn” ra!
Bước 2: Chọn chế độ xem phù hợp.
Chọn chế độ xem Outline và Document Map để định dạng Heading và Level dể hơn.
Vào View > Chọn Outline
Bước 3: Vào View một lần nữa và chọn Document Map
Bước 4: Chắc chắn rằng thanh công cụ Outlining đã được bật.
Vào View > Toolbars > chọn Outlining nếu chưa được chọn. Mặc định đã
chọn.
Bước 5: Định dạng các tiêu đề theo trật tự Heading và Level
Nhấn phím Ctrl và tô khối các tiêu đề lớn thứ nhất. Dùng thanh công cụ Outlining
định dạng các tiêu mục này là Heading 1 và Level 1.
Bước 6: Tiếp tục cũng nhấp và giữ phím Ctrl và chọn các tiêu đề nhỏ tiếp
theo. Dùng thanh Outlining định dạng các tiêu đề là Heading 2 và Level 2.
Bước 7: Tiếp tục như vậy cho các tiêu đề nhỏ hơn.
Bước 8: Khi đã hoàn tất bạn trở về chế độ xem bình thường bằng cách vào
View > chọn Print Layout
Bước 9: Tạo mục lục.
Trỏ chuột vào vị trí muốn tạo mục lục. Từ thanh Toolbar, chọn Insert >
Reference > Index and Tables…
Bước 10: Bảng Index and table xuất hiện. Bạn chọn thẻ
Tables of Contents. Chọn chỉ số Show levels là: 6. Nhấp OK để kết thúc.
Đến đây bạn sẽ thấy thành quả của mình.
Lúc này bạn có thể soạn thảo bình thường. Khi hoàn tất phần viết bài, muốn cập
nhật bảng mục lục này, bạn chỉ cần nhấp chuột phải lên vùng mục lục chọn Update
Field
Để tạo mục lục trong Word, bạn cần tạo dàn ý bằng Heading và
Level và dùng chức năng Insert > Reference > Index and Tables…
Trong bảng Update Field, nếu bạn muốn cập nhập số trang,
chọn Update page numbers only. Nếu bạn có thêm, bớt các tiêu đề, chọn Update
entrire table.
1.7 Sau đây là các bước để bạn thực hiện việc thay đổi thời
gian lưu mặc định và kích hoạt tính năng tự động sao lưu:
1. Chọn thực đơn “Tools” trên thanh công cụ chuẩn trong cửa
sổ chương trình MS Word, rồi chọn tiếp “Options”:
2. Một hộp thoại nhỏ sẽ được mở ra, tiếp theo chọn thẻ
"Save" trong hộp thoại này:
3. Tích vào tuỳ chọn “Always create backup copy” để kích
hoạt chế độ tạo bản sao lưu của tập tin mỗi khi bạn lưu tài liệu của
mình:
Chương trình MS Word sẽ lưu bản sao của tập tin này vào cùng một thư mục nơi
bạn lưu tài liệu của mình. Bản sao này thường có phần đuôi mở rộng là *.wbk.
4. Bây giờ, bạn tiếp tục tích vào tuỳ chọn “Save AutoRecover
info every” và điền vào ô trống khoảng thời gian giữa hai lần tự sao lưu liên
tiếp:
Tuỳ theo tính chất công việc bạn đang làm để đặt khoảng thời gian giữa hai lần
tự động sao lưu. Bình thường bạn nên đặt một khoảng thời gian là 5 phút giữa
hai lần tự động sao lưu. Nếu bạn đang soạn thảo một văn bản quan trọng hoặc đã
soạn thảo được một phần khá dài thì bạn nên đặt khoảng thời gian giữa hai lần
tự động sao lưu càng ngắn càng tốt.
1.8 Để soạn và gửi thư điện tử bằng MS Word, máy tính của
bạn cần phải có Outlook Express được thiết lập làm trình soạn thảo thư điện tử
mặc định.
Tạo và gửi thư điện tử trong Word
Gửi thư điện tử trong Word cũng đơn giản như trong các
chương trình soạn thư điện tử, nhưng có thuận lợi là có thể tận dụng được các
tiện ích của Word. Các thư điện tử tạo ra trong Word được gửi đi dưới dạng
html, vì thế người nhận thư chỉ cần có phần mềm thư điện tử là có thể đọc thư
mà không cần Word.
Các bước thực hiện như sau:
1. Chọn File > New để mở hộp thoại New, bấm vào General
rồi bấm đôi lên biểu tượng Email Message.
2. Một cửa sổ soạn thư điện tử mở ra trong Word. Trong tiêu đề đầu thư (email
header), phần From thường đã hiện sẵn địa chỉ Email của bạn là nơi gửi. Nhập
địa chỉ người nhận vào ô To, và vào ô Cc nếu có nhiều người cùng nhận khác. Sau
đó nhập chủ đề của thư vào ô Subject và nhập nội dung thư vào khung trắng ở
dưới.
3. Ngoài ra, bạn còn có thể tạo chữ ký tự động đưa vào tất cả các thư mà bạn
gửi từ Word: Chọn Tool > Options > General, bấm nút EmailOptions, trong
ngăn EmailSignature, nhập vào tiêu đề cho chữ ký ở đầu hội thoại, nhập và định
dạng chữ ký đó trong nửa phần sau của hộp thoại, bấm nút Add. Sau đó bấm OK.
Chú ý: Nếu bạn chưa vào mạng thì sẽ có dòng thông báo nhắc bạn hoặc báo cho bạn
biết máy đang thực hiện.
Gửi một tài liệu Word dưới dạng một thư điện tử
Bạn có thể gửi một tài liệu Word như một thư điện tử. Khi sử
dụng phương pháp này Word sẽ chuyển tài liệu đó sang dạng văn bản html trước
khi gửi nó đi. Khác với thư điện tử bình thường, thư điện tử html có thể chứa
cả hình ảnh.
Các bước thực hiện như sau:
1. Tạo hay mở tài liệu cần gửi và bấm nút Email trên thanh
công cụ chuẩn.
2. Điền các thông tin cần thiết vào các ô như đã nói ở trên.
3. Bấm nút Send a copy để gửi một bản sao tài liệu đến người nhận.
Chú ý: Thư điện tử ở dạng html sẽ có một số thay đổi về hình
thức so với file gốc Word.
1.9. ử dụng phím tắt làm cho tốc độ xử lý văn bản đem lại
hiệu quả và rất nhanh chóng trong việc soạn thảo văn bản. Bài trước chúng tôi
đã hướng dẫn tự in phím tắt sử dụng trong MS word, tiếp theo chúng tôi xin giới
thiệu về một số phím tắt thường xuyên sử dụng trong MS Word bằng tiếng Việt
TT
|
Phím tắt
|
Tác dụng
|
1
|
Ctrl+1
|
Giãn dòng đơn (1)
|
2
|
Ctrl+2
|
Giãn dòng đôi (2)
|
3
|
Ctrl+5
|
Giãn dòng 1,5
|
4
|
Ctrl+0 (zero)
|
Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn
|
5
|
Ctrl+L
|
Căn dòng trái
|
6
|
Ctrl+R
|
Căn dòng phải
|
7
|
Ctrl+E
|
Căn dòng giữa
|
8
|
Ctrl+J
|
Căn dòng chữ dàn đều 2 bên, thẳng lề
|
9
|
Ctrl+N
|
Tạo file mới
|
10
|
Ctrl+O
|
Mở file đã có
|
11
|
Ctrl+S
|
Lưu nội dung file
|
12
|
Ctrl+O
|
In ấn file
|
13
|
F12
|
Lưu tài liệu với tên khác
|
14
|
F7
|
Kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh
|
15
|
Ctrl+X
|
Cắt đoạn nội dung đã chọn (bôi đen)
|
16
|
Ctrl+C
|
Sao chép đoạn nội dung đã chọn
|
17
|
Ctrl+V
|
Dán tài liệu
|
18
|
Ctrl+Z
|
Bỏ qua lệnh vừa làm
|
19
|
Ctrl+Y
|
Khôi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại với Ctrl+Z)
|
20
|
Ctrl+Shift+S
|
Tạo Style (heading) -> Dùng mục lục tự động
|
21
|
Ctrl+Shift+F
|
Thay đổi phông chữ
|
22
|
Ctrl+Shift+P
|
Thay đổi cỡ chữ
|
23
|
Ctrl+D
|
Mở hộp thoại định dạng font chữ
|
24
|
Ctrl+B
|
Bật/tắt chữ đậm
|
25
|
Ctrl+I
|
Bật/tắt chữ nghiêng
|
26
|
Ctrl+U
|
Bật/tắt chữ gạch chân đơn
|
27
|
Ctrl+M
|
Lùi đoạn văn bản vào 1 tab (mặc định 1,27cm)
|
28
|
Ctrl+Shift+M
|
Lùi đoạn văn bản ra lề 1 tab
|
29
|
Ctrl+T
|
Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản vào
1 tab
|
30
|
Ctrl+Shift+T
|
Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản ra
lề 1 tab
|
31
|
Ctrl+A
|
Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file
|
32
|
Ctrl+F
|
Tìm kiếm ký tự
|
33
|
Ctrl+G (hoặc F5)
|
Nhảy đến trang số
|
34
|
Ctrl+H
|
Tìm kiếm và thay thế ký tự
|
35
|
Ctrl+K
|
Tạo liên kết (link)
|
36
|
Ctrl+]
|
Tăng 1 cỡ chữ
|
37
|
Ctrl+[
|
Giảm 1 cỡ chữ
|
38
|
Ctrl+W
|
Đóng file
|
39
|
Ctrl+Q
|
Lùi đoạn văn bản ra sát lề (khi dùng tab)
|
40
|
Ctrl+Shift+>
|
Tăng 2 cỡ chữ
|
41
|
Ctrl+Shift+<
|
Giảm 2 cỡ chữ
|
42
|
Ctrl+F2
|
Xem hình ảnh nội dung file trước khi in
|
43
|
Alt+Shift+S
|
Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window
|
44
|
Ctrl+¿ (enter)
|
Ngắt trang
|
45
|
Ctrl+Home
|
Về đầu file
|
46
|
Ctrl+End
|
Về cuối file
|
47
|
Alt+Tab
|
Chuyển đổi cửa sổ làm việc
|
48
|
Start+D
|
Chuyển ra màn hình Desktop
|
49
|
Start+E
|
Mở cửa sổ Internet Explore, My computer
|
50
|
Ctrl+Alt+O
|
Cửa sổ MS word ở dạng Outline
|
51
|
Ctrl+Alt+N
|
Cửa sổ MS word ở dạng Normal
|
52
|
Ctrl+Alt+P
|
Cửa sổ MS word ở dạng Print Layout
|
53
|
Ctrl+Alt+L
|
Đánh số và ký tự tự động
|
54
|
Ctrl+Alt+F
|
Đánh ghi chú (Footnotes) ở chân trang
|
55
|
Ctrl+Alt+D
|
Đánh ghi chú ở ngay dưới dòng con trỏ ở đó
|
56
|
Ctrl+Alt+M
|
Đánh chú thích (nền là màu vàng) khi di chuyển chuột đến
mới xuất hiện chú thích
|
57
|
F4
|
Lặp lại lệnh vừa làm
|
58
|
Ctrl+Alt+1
|
Tạo heading 1
|
59
|
Ctrl+Alt+2
|
Tạo heading 2
|
60
|
Ctrl+Alt+3
|
Tạo heading 3
|
61
|
Alt+F8
|
Mở hộp thoại Macro
|
62
|
Ctrl+Shift++
|
Bật/Tắt đánh chỉ số trên (x2)
|
63
|
Ctrl++
|
Bật/Tắt đánh chỉ số dưới (o2)
|
64
|
Ctrl+Space (dấu cách)
|
Trở về định dạng font chữ mặc định
|
65
|
Esc
|
Bỏ qua các hộp thoại
|
66
|
Ctrl+Shift+A
|
Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ tiếng Việt có
dấu thì không nên chuyển)
|
67
|
Alt+F10
|
Phóng to màn hình (Zoom)
|
68
|
Alt+F5
|
Thu nhỏ màn hình
|
69
|
Alt+Print Screen
|
Chụp hình hộp thoại hiển thị trên màn hình
|
70
|
Print Screen
|
Chụp toàn bộ màn hình đang hiển thị
|
71
|
Ngoài ra để sử dụng thanh Menu bạn có thể kết hợp
phím Alt+ký tự gạch chân cũng sẽ xử lý văn bản cũng rất nhanh
chóng, hiệu quả không kém gì tổ hợp phím tắt ở trên
|
1.10. Mở một file văn bản hay bất kỳ một file của các chương
trình khác thật đơn giản, hầu hết các bạn đã biết cách mở file và còn biết cách
làm thế nào để mở file sao cho nhanh nhất. Tuy nhiên, Quản Trị Mạng vẫn xin
được hướng dẫn những bạn nào chưa biết cách mở file theo từng bước sau đây:
1. Chọn File \ Open… (Ctrl + O): Xuất hiện hộp thoại Open
2. Tìm đường dẫn đến file (nếu cần) và chọn file
*Các biểu tượng và tên hiển thi dọc bên
trái (History, My Documents, Desktop, Favorites, My Network Places) có thể là
nơi lưu trữ file đang cần mở.
*Look in: Là nơi lưu trữ file hiện đang mở. Ví dụ: Mở file
“file_phim_tat_TV.doc” được lưu tại màn hình Desktop.
*Có thể 4 dùng phím di chuyển (lên, xuống, trái, phải) để
lựa chọn file. Và dùng phím tắt Tab hoặc Shift+Tab để di chuyển đến các thành
phần trong hộp thoại Open
3. Kích đúp chuột trái vào tên file đó. Hoặc kích chuột trái
vào tên file, rồi chọn nút Open. Lúc này màn hình MS Word sẽ mở ra nội dung
file đó.
Xin lưu ý: Với cách mở file như này có thể áp dụng cho mọi
chương trình chạy trên hệ điều hành Window.
Lưu file văn bản
Bạn muốn lưu file văn bản (chưa có tên) và lưu file với một
tên khác (đã được đặt tên) trong MS word
1. - Vào File \ Save… (Ctrl + S): Trường hợp đặt tên file
mới
- Vào File \ Save As… (F12): Đối với file đã được đặt tên
Màn hình mở ra hộp thoại Save As:
2. Chọn ổ, thư mục muốn lưu (giống phần mở tài liệu)
3. Đặt tên cho fle tại ô File name, mặc định của file MS
word được lưu sẽ là *.doc
4. Kích vào nút Save hoặc ấn phím Enter.
Sau khi đặt tên xong, trên thanh tiêu đề của màn hình MS
word bạn sẽ nhìn thấy tên vừa đặt
Bạn muốn lưu file văn bản như một trang web
1. Vào File \ Save as page web…
Màn hình mở ra hộp thoại Save As:
2. Chọn ổ, thư mục muốn lưu (giống phần mở tài liệu)
3. Chọn nút Change Title… để đặt lại tiêu đề cho file web.
*Màn hình mở ra hộp thoai Set Page Title
*Mặc định của chương trình sẽ lấy nội dung của đoạn văn bản
đầu tiên của file nhưng không quá 255 ký tự.
*Nhập lại nội dung tiêu đề (nếu bạn muốn thay đổi), nếu
không muốn thay đổi và tắt hộp thoại chọn nút Cancel (dùng phím Esc)
*Chọn nút OK
4. Đặt tên cho fle tại ô File name, mặc định của file này
được lưu sẽ là *.htm, *.html
5. Kích vào nút Save hoặc ấn phím Enter.
Sau khi đặt tên xong, trên thanh tiêu đề của màn hình MS
word bạn sẽ nhìn thấy tên file vừa đặt. Tuy nhiên, sau khi bạn tắt file và
chương mình MS word đến khi mở file ra file văn bản sẽ là một trang web, thanh
tiêu đề hiển thị nội dung bạn đặt ở hộp thoại Set Page Title và bạn không thể
quay lại sửa nội dung file văn bản với file được lưu dưới dạng *.htm, *.html
trong MS word.
Đặc biệt, trong nơi bạn lưu thành trang web sẽ tự động tạo ra
một thư mục có tên “tênfilebạnđặt_files” chứa toàn bộ ảnh hiển thị trong nội
dung của file. Nếu xóa thư mục này thì nội dung trang web của bạn sẽ không hiển
thị ảnh.
Vậy là bạn thấy đó, thật đơn giản để lưu một văn bản đã làm
cũng như càng đơn giản hơn khi bạn có thể tự xây dựng một trang web HTML bằng
chính chương trình Word mà bạn đang học. Chúc bạn thành công!
1.11. . Formatting restrictions
Đây là chức năng bảo vệ không cho thay đổi định dạng trong
văn bản. Nếu bạn muốn kích hoạt chức năng này thì nhấn chọn Limit formatting to
a selection of styles và chọn Yes, Start Enforcing Protection, một hộp thoại
đăng nhập Password sẽ hiện ra và yêu cầu nhập mật mã. Từ giờ trở đi, bạn không
còn phải sợ người khác "táy máy" thay đổi định dạng trong văn bản do
bạn thiết kế.
2. Editing restriction
Đây là chức năng khá hay, nó thực hiện việc bảo vệ văn bản
rộng hơn: chỉ cho phép người khác xem nội dung chứ không thể thay đổi, hay chỉ
có thể thay đổi những phần do bạn chỉ định. Nhấn chọn Allow only this type of
editing in the document để kích hoạt chức năng này. Sau đó, bạn chọn:
Tracked changes: chỉ được phép thực hiện thay đổi có để lại
vết tích (có thể khôi phục lại bản gốc).
Comments: chỉ được phép thêm vào các ghi chú trong văn
bản.
Filling in forms: chỉ được phép thay đổi các đối tượng trong
biểu mẫu.
No changes (read only): không cho phép thay đổi bất cứ điều
gì trong văn bản, chỉ cho phép đọc.
Sau khi đã thiết lập xong, bạn chọn Yes, Start Enforcing
Protection để bắt đầu thiết lập mật mã bảo vệ văn bản của mình (hình 2). Tuy
nhiên, bạn cũng nên nhớ rằng nếu người khác có mật mã của bạn thì họ sẽ dễ dàng
hủy bỏ những thiết lập trên và có thể chỉnh sửa tùy ý văn bản của bạn.
1.12 Ví dụ để tính toán trên hàng
Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra
gợi ý cho bạn khi bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ).
Ví dụ để tính toán trên cột
Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như
kiểu trong Excel, ví dụ =A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không
hiện ra nhưng bạn yên tâm định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.
Để cập nhật kết quả tính
toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để
cập nhật kết quả tính toán trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng
rồi ấn phím F9.
Tạo bảng nhanh chóng
Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến
chuột hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ
thuật như vậy.
Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch
ngang (-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter,
Word sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn.
+---------------------+---------------------+---------------------+
Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo
ra.
Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới
Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên
(superscript) hoặc chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên
sử dụng tiếng nước ngoài với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…”. Bạn không
thích tính năng này thì hãy tắt nó đi bằng cách vào Tools | AutoCorrect Options
rồi chuyển sang mục AutoFormat As You Type và bỏ đánh dấu trước mục Ordinals
(1st) là ok.
Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước
Template - mẫu văn bản -
là một chức năng vô cùng hữu ích trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các
văn bản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử dụng lại nhiều lần.
Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn
bản trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các
thông tin cần thiết là được.
Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông
thường định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng
File | Save, bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của
cửa sổ lưu văn bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi
lưu thành định dạng template bạn hãy vào File | Properties rồi đánh dấu vào
Save Preview Picture.
Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng nhiệm vụ
(Task pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from
template và nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo
ra – hình ảnh xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview.
Giấu tên văn bản trong Recently Used Files
Thông thường Word lưu lại
tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used
file. Để truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy danh sách
các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4... Mặc định số tệp tin văn
bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu
không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây.
Bạn vào Tools | Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến
dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used
files bạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện
danh sách này bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK.
1.13. Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì
làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có
cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc.
Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp
thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện
thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn
bản của bạn.
Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and
Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline
(ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không
Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.
Split – So sánh
nhiều phần của văn bản
Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại
muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu
với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.
Bạn vào Windows | Split.
Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định
khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp
chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt
văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove
Split.
Bảo vệ văn bản của bạn
Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của
bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào
mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn.
Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn
bản của bạn.
Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong
cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay
đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng
mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu
hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm
những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form
(ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần
văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)
Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản
Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và
mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng
có thể thay đổi mặc định.
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này
bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và
lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào
Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.
Đặt font chữ mặc định
Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã
sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.
Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font
hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào
Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font
chữ mặc định không, chọn Yes là xong.
1.14. Máy tính có sẵn trong Word
Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word
không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc
hơn rất nhiều.
Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải
lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ
Customize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài
viết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu
tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái
lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào
mà bạn thích.
Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép
tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn
Ctrl-V để dán kết quả vào.
Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes
Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền
chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi
chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả
đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là
một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools |
Options rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu
kiểm trước Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là
Ok là xong.
Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong
các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó
chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn
không ưa Smart Tags hãy vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang mục
Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại
Smart Tag bạn không muốn hiện ra.
Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây
khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi
bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes
ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh
dấu trước Markup là xong.
Status Bar có gì cho bạn?
Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng
có khá nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì
bạn hãy vào Tools | Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến
phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar là xong.
Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của
bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp
đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.
Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp
đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên
REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ
giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho
phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang
phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ
thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.
Tuỳ biến AutoText
Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn
những cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính
năng AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ
MS Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi
chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn
Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp chuột
vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào
Delete.
1.14 Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu
dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng
cách sau đây.
Bạn vào View | Toolbars |
Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ
toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab
Commands.
Trong cửa sổ Customize |
Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built-in Menus và trong danh
sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái
và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn
đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu
này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work,
trong ô Name bạn gõ tên vào đó.
Bây giờ bạn có thể sử dụng
menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn thường sử
dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work |
Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập
đến bất cứ lúc nào.
Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và
giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc
này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên
văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó.
Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng
Để yêu cầu MS Word mỗi lần
khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt
Word bạn hãy thử dùng cách sau đây.
Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn như
sau C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên
bản XP và Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào
tệp tin chọn Send to | Desktop (create shortcut).
Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệp
tin Winword.exe theo đường dẫn như trên.
Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn
Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào
“/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.
Sử dụng lệnh Paste Special
Khi bạn copy văn bản trên
web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn
giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất
nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn
hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:
Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | Paste
Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc
Unformatted Unicode Text.
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng
Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của
mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau
đây.
Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ
phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí
của đoạn văn bản.
Xoá thông tin cá nhân
Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn
có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những
thông tin ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ
này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách
sau đây.
Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start | All
Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng
Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin
văn bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để
đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.
1.15 Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới
thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và
PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ
phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo
phong cách riêng của mình.
Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ
vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.
Thủ thuật chung
Phóng to hay thu nhỏ
Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh
cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn
bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl
và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ
lại.
Định dạng nhanh chóng
Một trong những “viên ngọc
ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn
trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool |
Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công
cụ chuẩn.
Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng
văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn
(paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định
dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa
chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.
Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng
định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.
Thêm nhiều lựa chọn hơn
Nếu bạn giữ nguyên phím
Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới
của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn
sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy
có Close All.
Xuống dòng không tạo chỉ mục
Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không
muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn
ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.
Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.
Các Smart Tags
Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft
Office XP – chính là những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất
hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của
Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options
rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích
hoạt.
Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:
Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào
bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình
giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match
Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng
của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ
liệu vừa dán).
1.16 Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi
các chữ có dấu bị nhảy cách làm bạn rất khó chịu. Khắc phục tình trạng này rất
dễ.
Bạn chỉ cần vào Tools > Options >Edit. Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích ở
bảng Use smart copy and paste, sau đó nhấn OK. Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập tức
biến mất.
1.17. Nhờ khả năng phân tích và nhận dạng được từng dạng dữ
liệu của tập tin gốc như: cột, paragraph, bảng, Style, ảnh... nên kết quả đạt
được sẽ rất chính xác.
Không giống như các chương trình khác thường được chạy độc
lập, PDF2Office Personal được thiết kế như là một Plug-in trong Microsoft Word
nên về mặt dung lượng file cài đặt sẽ nhỏ hơn nhiều. Tuy nhiên, người dùng phải
cài đặt thêm chương trình QuickTime từ phiên bản 4 trở đi thì chương trình mới
có thể làm việc.
Về mặt sử dụng thì rất đơn giản. Đầu tiên bạn hãy khởi động
chương trình Microsoft Word lên. Sau đó nhấn vào menu File và chọn dòng Open
PDF File. Một hộp thọai sẽ xuất hiện để yêu cầu bạn chọn dữ liệu mang định dạng
PDF cần chuyển đổi. Kế đến bạn hãy nhấn nút Options để hiệu chỉnh một chút.
Tùy theo văn bản PDF cần chuyển đổi mang những đặc tính gì
như: bao gồm cột, bảng tính,... thì bạn đánh dấu vào các mục tương ứng bên
trong mục Option này. Bên cạnh đó PDF2Office Personal còn cung cấp cho bạn khả
năng chuyển đổi một số trang tùy chọn ở mục Page. Chọn nơi lưu trữ kết quả
trong mục Destination Folder. Sau đó nhấn Ok để quay lại hộp thoại Open PDF
files.
Nhấn nút Open thì ngay lập tức PDF2Office Personal sẽ tiến
hành công việc chuyển đổi của mình. Khi hoàn tất chương trình sẽ hiện thị kết
quả ngay. Tuy nhiên bạn nên lưu ý là ở phiên bản dùng thử chương trình chỉ cho
phép bạn chuyển đổi cao nhất là 5 trang mà thôi. Cùng với nhiều hạn chế khác.
Vì thế bạn nên đăng ký sử dụng để đạt được kết quả cao hơn.
Chương trình được cung cấp tại website: http://www.recosoft.com/ với dung
lượng khoảng 4,02 MB, tương thích tốt với hệ điều hành Windows. Bản thương mại
giá 49 USD.
1.18. Khi đó, tính năng ấy lại trở thành kẻ quấy nhiễu đầy
phiền phức. Mặt khác, bạn cũng có thể dùng tính năng này để tự động bổ sung một
đoạn văn bản vào tài liệu.
Trước hết, hãy điểm sáng một cụm từ, một câu, một đoạn hay
toàn bộ nội dung mà bạn thường xuyên cần đưa vào tập tin Word rồi chọn trình
đơn Tools.AutoCorrect Options. Trong nhãn AutoCorrect, bạn sẽ nhìn thấy tất cả
hoặc một phần nội dung được điểm sáng trước đó. Tiếp đến nhập vào các thao tác
phím mà bạn sẽ dùng để kích hoạt khả năng tự động chèn thêm đoạn văn bản. Chẳng
hạn như tạo từ khóa addr dùng cho địa chỉ hồi đáp của bạn, từ này sẽ xuất hiện
ở bên trái đoạn văn bản đã được điểm sáng và bên dưới mục ”Replace”. Tiếp đến,
đánh dấu tùy chọn Plain text hoặc Formatted text bên trên văn bản (nếu có sẵn)
để xác lập định dạng cho nội dung văn bản được chèn vào tài liệu, sau đó nhấn
Add. Tính năng AutoCorrect sẽ đặt từ khóa kích hoạt theo thứ tự bảng chữ cái
giữa các mục hiện hành được liệt kê. Cuối cùng nhấn OK hoặc Close.
Để chèn đoạn văn bản này vào tài liệu Word, bạn gõ vào từ
khóa và kích hoạt tính năng AutoCorrect bằng cách nhấn Spacebar hoặc Enter,
hoặc gõ thêm một dấu chấm (dấu này sẽ được thêm vào văn bản gốc). Lưu ý, nếu
được nhắc nhở để chấp nhận các thay đổi trên định dạng chung (normal.dot) trước
khi thoát khỏi Word thì bạn hãy chọn Yes, nếu không thì tất cả các thao tác vừa
tạo trong AutoCorrect sẽ mất sạch.
AutoCorrect cũng hoạt động trong Excel, Outlook và
PowerPoint, mặc dù bạn không thể chọn trước văn bản trong các ứng dụng này và
làm cho nó tự động xuất hiện trong mục “Replace”. Bạn có thể lưu văn bản mẫu
dưới dạng văn bản thuần túy (plain text) hoặc văn bản được định dạng (formatted
text), không có hạn chế nào về độ dài. Trong Word và Outlook, tính năng
AutoCorrect còn cho phép bạn bổ sung hình ảnh (Hình 1). Để loại bỏ nội dung
AutoCorrect, bạn chỉ cần mở lại hộp thoại AutoCorrect, điểm sáng từ khóa kích
hoạt và nhấn Delete.
Tận dụng Macro
Nếu bạn đang tìm phương pháp chèn nhanh một đoạn văn bản để
xem có bao nhiêu từ ở một kiểu font chữ cho trước sẽ lấp đầy một khoảng nhất
định thì sử dụng macro rất tiện lợi. Sức mạnh đằng sau macro là ngôn ngữ lập
trình VBA. Ngay cả trong trường hợp bạn dùng tính năng tạo marco tự động trong
Word và Excel bằng cách nhấn Tools.Macro.Record New Macro thì chi tiết mã nguồn
VBA cũng có thể được giấu kín. Bộ tạo macro tự động hoạt động như một bộ đệm
(buffer), giấu kín mã Visual Basic ngay cả trong và sau quá trình tạo macro.
Nếu không sử dụng tổ hợp phím <Alt>-<F11> hoặc chọn
Tool.Macro.Visual Basic Editor thì bạn sẽ không bao giờ nhìn thấy được những
đoạn mã này mặc dù thực tế nó luôn chạy ở chế độ nền.
Ví dụ sau đây là một lệnh tiện lợi trong Word để tạo văn bản
“vô nghĩa”. Trước hết hãy mở một tài liệu Word mới, gõ vào nội dung =rand(1) và
nhấn Enter. Ngay lập tức, một đoạn văn bản 45 từ lặp đi lặp lại nội dung “The
quick brown fox jumps over the lazy dog” sẽ xuất hiện. Chỉ cần thay đổi con số
bên trong dấu ngoặc thì đoạn văn này sẽ lặp lại với số lần chính là con số bạn
vừa nhập vào.
1.19. Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi
cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ có được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong
Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất
hiện khi bạn có cài đặt Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có
một số công cụ là các phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được
cài đặt sử dụng một lần (Installed on First Use - một tính năng mới của bộ
Microsoft Office). Đối với những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài
đặt Microsoft Office bên mình.
Microsoft Office Picture Manager
Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.
Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong
các phiên bản Office trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong
việc quản lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó, công cụ cũng có tính năng
chỉnh sửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các định
dạng ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có thể
tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office Picture
Manager.
Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được
thiết lập ở chế độ View | Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn
của thư mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những
shortcut đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng
cho mình tại đây bằng cách vào File | Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục
chứa ảnh của bạn. Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng
cách vào File | Locate Pictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click
chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn Delete
nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn để
chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File | Export sau đó là chọn định
dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang.
Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ
sáng tối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye),
định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File
| Save trước khi thoát khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì
đã thực hiện bạn hãy chọn Edit | Undo.
Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging
Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các máy
quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các văn
bản đã được quét vào máy tính.
Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi tiến
hành quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS Document
Scanning bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before Scanning,
sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options | Edit Selected Preset để
thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra những bộ thiết lập riêng
cho mình bằng cách chọn Create New Presets.
Trong Preset Options > Edit Selected Preset | Advanced, bạn đặc biệt chú ý
đến 2 mục quan trọng đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo
một shortcut đến những thiết lập riêng của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần
quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn. Mục
thứ 2 cần phải chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn
hay thiết lập đối với OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS
Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng
tiếng Việt).
Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging để
xử lý.
Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được quét
thành dạng ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools | Send Text to Word (chú
ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận dạng lại bằng
cách Tools | Recognize Text Using OCR).
MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI
(Microsoft Document Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng
định dạng TIFF. Tuy nhiên định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất nhiều
so với MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tệp tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới
1.2MB, nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB.
Microsoft Clip Organizer
Đây là công cụ giúp bạn quản lí và sử dụng clip art trong các ứng dụng
Microsoft Office hoặc có thể giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng
bằng cách Tools | Clips online. Bạn cũng có thể nhập clip art bằng tay bằng
cách chọn File | Add Clips To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công
đoạn còn lại.
Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard
Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong
Microsoft Office 2003.
Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng
dụng trong bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ
những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc
bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office trên
các máy tính khác.
Microsoft Office Application Recovery
Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và
khôi phục lại công việc trước đó của bạn.
Microsoft Office Language Settings
Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng
dụng trong bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ khác
nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng dụng
trong bộ MS Office.
Microsoft Office Access Snapshot Viewer
Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài
đặt Microsoft Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin
Access thông qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với
người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một
bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được
lưu tại thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot
Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của Microsoft.
Digital Certificate for VBA Projects
Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự
án macro viết bằng VBA của bạn.
Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu
ích. Bạn hãy khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng
các công cụ của bộ MS Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn.
1.20. ạn có thể mua được hàng tấn sách đủ loại về các thủ
thuật cho Office. Tuy nhiên, chúng sẽ là quá lớn và khó nhớ. chúng tôi xin cung
cấp với bạn đọc một số thao tác cơ bản, giúp bạn tăng tốc trong công việc với
Office 2003, XP và 2000.
Tính năng phóng to, thu nhỏ của Office
Nếu như chuột của bạn có nút cuộn, bạn có sử dụng nút cuộn
để phóng to, thu nhỏ tài liệu. Bạn giữ <Ctrl> và cuộn chuột lên để phóng
to, cuộn chuột xuống để thu nhỏ. Để cho các công cụ như Word và Excel làm việc
tốt với tính năng này, bạn cần vào Tools-> Options, chọn thẻ General , và
đánh dấu vào hộp chọn "Zoom on Roll with Intellimouse box".
Lối tắt tới lối tắt
Nếu bạn không nhớ phím tắt, bạn muốn học và xem lại chúng?
Quá đơn giản, Office sẽ giúp bạn nhanh chóng "thuộc lòng" với những
phím tắt này. Bạn hãy chọn Tools ->Customize, chọn vào thẻ Options, đánh dấu
vào hộp chọn "Show shortcut keys in ScreenTips". Bây giờ, mỗi lần bạn
trỏ chuột qua một biểu tượng nào đó trong thanh công cụ, nó sẽ mô tả không chỉ
chức năng của các biểu tượng đó mà còn hiện cả phím tắt cho bạn.
Thao tác với Word
Tự động với AutoText
Word cung cấp tính tự động thay thế một cụm từ chỉ với một
nhấn chuột thay vì phải gõ bằng tay. Để truy cập nhanh vào AutoText, bạn chỉ
cần nhấn phải chuột vào bất cứ chỗ nào trên thanh công cụ, chọn AutoText. Bạn
sẽ tìm thấy menu cho phép bạn chọn các cụm từ cũng như các cụm văn bản mà bạn
tự thêm vào.
Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi
Bạn đang soạn thảo một văn bản dài, bạn chuyển sang ứng dụng
khác vì một lý do nào đó. Nhưng khi quay lại văn bản đó thì bạn không biết chỗ
đang gõ tiếp ở đâu, hoặc di chuyển tới chỗ đó khá mất thời gian. Bạn không biết
phím tắt nào có thể giúp bạn đến đúng chỗ?
Rất đơn giản, bạn chỉ cần giữ -. Thực ra, bạn có thể nhấn
liên tiếp tổ hợp phím này để đến 3 nơi cuối cùng mà bạn đã tạo ra thay đổi.
Hai cửa sổ trên một màn hình
Khi bạn đang soạn thảo tài liệu, hoặc chỉ so sánh các đoạn
khác nhau của một văn bản. Điều này thật hấp dẫn khi bạn có hai khung văn bản
có thể trượt độc lập với nhau của cùng một văn bản. Bạn chọn Window ->
Split. Một thanh split sẽ xuất hiện, bạn sử dụng chuột để di chuyển đường thẳng
mà bạn muốn chia màn ra thành 2 phần và nhấn chuột. Bất kì thay đổi nào của một
trong 2 khung nhìn này cũng sẽ thay đổi khung nhìn kia. Bạn muốn chuyển về chế
độ một cửa sổ đơn như trước, bạn hãy nhấn đúp chuột vào thanh split.
Thao tác với Excel
Thay đổi hướng Enter
Bạn có một bản tính có rất nhiều ô (cell), di chuyển giữa
các ô nhanh nhất sẽ là rất có hiệu quả trong công việc. Một cách đơn giản nhất là
bạn nhấn phím Enter. Mặc định, khi bạn nhấn Enter, con trỏ sẽ di chuyển xuống ô
bên dưới. Nếu bạn không thích cách đó, bạn có thể thay đổi hướng mặc định theo
ý mình. Bạn chọn Tools -> Options, chọn thẻ Edit chọn mục Move selection
after Enter, bạn chọn hướng mình muốn, nhấn Ok.
Để di chuyển từ bảng tính này sang bảng tính khác, bạn chỉ
cần nhấn vào thẻ Sheet ở cuối màn hình. Nếu bạn muốn nhanh hơn, bạn chỉ cần
nhấn tổ hợp - và - để chuyển đổi qua lại giữa các bảng tính.
Sang trang với page break
Nếu bạn đã từng in các bảng tính mà chỉ có vài cột và vài
hàng sang trang một trang khác. Trông chúng thật xấu ! Phải làm cách nào để
tránh vấn đề này ? Để xem khi nào bảng tính sẽ bị tách trang, bạn chọn View
-> Page Break Preview. Nếu đây là lần đầu tiên bạn dùng chức năng này, bạn
sẽ thấy màn hình "chào hỏi" - màn hình này không thực sự hữu ích. Bạn
hãy đánh dấu chọn vào hộp Do not to show it again để tắt màn hình này vào lần
sử dụng sau. Bạn sử dụng thanh cuộn ngang và dọc để xem Excel tách trang như
thế nào. Các trang sẽ được đánh dấu bằng một nhãn lớn và dòng kẻ page break sẽ
được in đậm. Bạn có thể chỉnh dòng kẻ page break này bằng chuột.
Để đặt page break bằng tay, bạn chọn ô sẽ ô đầu tiên của
trang. Sau đó bạn chọn Insert -> Page Break. Sau này, muốn loại bỏ page
break, bạn chọn Insert -> Remove Page Break.
Sử dụng tính năng AutoFill
Excel có thể tạo một dãy số tuần tự , ngày tháng, ngày trong
tuần, tháng, năm. Để làm được điều này, bạn chỉ cần điền giá trị của 1 hoặc 2
giá trị của dãy tuần tự đó vào các ô và AutoFill sẽ tự động điền tiếp cho bạn.
Điền một dãy số : Để điền được một dãy số, bạn điền giá
trị 1 vào một ô, giá trị 2 vào ô bên cạnh, và tiếp đó, bạn lựa chọn cả 2 ô. Bây
giờ con trỏ của bạn sẽ là một biểu tượng hình dấu cộng (không phải dấu cộng với
các mũi tên), bạn chỉ cần kéo từ đó cho đến chỗ bạn muốn. Bạn sẽ thấy các ô có
giá trị tăng dần (3,4,5,...). Nếu bạn nhập vào 100, 200 bạn cũng sẽ có các giá
trị 300, 400, 500...
Điền ngày tháng: Cũng tương tự, nếu bạn điền một ngày
trong tuần, hoặc một tháng trong năm, Excel có thể tự động điền giá trị bằng
AutoFill. Nếu bạn nhập vào ngày cuối của tháng, AutoFill sẽ chuyển sang ngày
đầu của tháng tiếp theo. Excel có thể điền một dãy các năm hoặc quý như 2004,
2005,2006, hoặc Q1,Q2,Q3,Q4.
Theo mặc định, AutoFill sẽ sao chép cả giá trị và định dạng
của các ô mà bạn chọn. Để lựa chọn một trong hai, bạn hãy nhấn chuột phải khi
kéo. Khi bạn thả chuột bạn sẽ thấy lựa chọn Fill Formatting Only hoặc Fill
Without Formatting. Nếu bạn không thích cách mà AutoFill điền dữ liệu, bạn có
thể chọn lựa mục AutoFill Smart Tag để có thêm nhiều tuỳ chọn hơn.
Thao tác với Outlook
Liên hệ nhanh hơn nhờ nickname
Tất cả các thông tin về đối tác
trong Outlook luôn bao gồm một trường gọi là Nickname. Trong khi bạn có thể đưa
tên nickname các bạn của bạn vào, nhưng đó cũng làm một cách rất nhanh và chính
xác khi điền địa chỉ thư khi gửi thư.
Để sử dụng trường này, bạn tới thông tin đối tác, chọn thẻ
Details, và đặt tên mà bạn muốn sử dụng như lối tắt dẫn tới thông tin của đối
tác. Bạn không nhất thiết phải nhập đầy đủ họ tên của từng người vào Nickname,
mục đích là bạn dễ phân biệt được người này với người khác và bạn có thể lấy
thông tin một cách nhanh nhất. Khi bạn gửi thư cho người nào đó, bạn chỉ cần gõ
nickname vào trường "To:" là đủ.
Tạo thêm không gian
Outlook 2003 được thiết kế với 3 khung, trong đó khung đọc ở
bên phải, cho phép dễ dàng để đọc thư mà không phải mở từng thư để đọc. Tuy
nhiên, trong một trường hợp nào đó, bạn cần nhiều không gian hơn để đọc. Bạn
hãy nhấn Alt-F1 để bật/tắt khung duyệt, tắt khung duyệt sẽ cho bạn nhiều không
gian để đọc thư. Sau khi thử dùng cách này, bạn sẽ cảm thấy thú vị hơn nhiều -
không phải cuộn trái hay cuộn phải nữa.
1.21. chèn âm thanh trong word
Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object.
Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File. Sau đó,
nhấn Browse để chọn file. Trong phần tùy chọn cho bạn 3 lựa chọn: - Link To
File: liên kết với file theo đường dẫn; - Display as Icon: hiển thị dạng icon
của tập tin; - Float Over Text: xuất hiện cùng với text.
Cách trên thường dùng trong trường hợp bạn không có
headphone để thu giọng nói. Nếu như bạn đã có một Microphone có khả năng thu
giọng nói thì bạn có thể thêm âm thanh từ chính giọng nói của mình. Tương tự
như cách thực hiện trên, tuy nhiên bạn chọn vào thể Create New. Sau đó, rê
thanh trượt đến phần Wave Sound.
Nhấn OK. Bấy giờ, chương trình Sound recoder xuất hiện và
cho bạn thu âm giọng nói của mình để chèn vào văn bản rồi đấy. Rất thú vị với
văn bản vừa nghe nhìn này phải không bạn.
1.22. Trong phần Categories là các menu chính, và phần
Commands là các menu phụ xổ xuống. Ví dụ muốn chọn tổ hợp phím cho tác vụ File
> Save All thì bạn phải chọn phần categories là File và phần commands là
FileSaveAll.
Nếu hiện tại tác vụ đó đã có phím tắt thì tổ hộp phím đó sẽ hiển thị trong phần
Current Keys. Còn nếu như tại phần Current Keys trống thì bạn có thể tự tạo tổ
hợp phím tắt cho tác vụ tại Press New Shortcut Key. Lưu ý, bạn cũng có thể
Replace tổ hợp phím cho phù hợp với nhu cầu sử dụng phím của mình bằng các tổ
hợp phím trong phần Press New Shortcut Key. Sau đó nhấn vào Assign để hoàn tất
việc thiết lập. Nhấn Close để hoàn tất. Từ bây giờ , bạn hoàn toàn có thể sử
dụng tổ hợp phím hữu ích của riêng mình trong Word được rồi đấy.
1.23. Microsoft Office
Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong
Word nhưng cũng hiệu quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel...
Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các
chữ đã bôi đen.
Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ.
Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái.
Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn
và bôi đen từng đoạn văn bản.
Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.
Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để
có ®, Alt+Ctrl+T cho ký hiệu ™
Microsoft Outlook
Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.
Ctrl+2: mở Calendar.
Ctrl+3: mở Contacts.
Ctrl+4: mở Tasks.
Ctrl+5: mở Notes.
Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.
Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.
Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.
Ctrl+R: trả lời tin nhắn.
Internet Explorer (IE) và Firefox
Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/
Bookmarks.
Alt+Home: trở về trang chủ.
Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang
web.
Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.
F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.
F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.
ESC: ngừng tải trang web.
Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.
Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con
trỏ vào URL và bôi đen văn bản hiện hành.
Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong
IE.
Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản
trong Firefox.
1.24. Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như
sau:
Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu
“Insert” rồi chọn “Symbol...”.
Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm
chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt.
Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại
“Customize Keyboard”.
Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô
“Press new shortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím
tắt cho biểu tượng này.
Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các
biểu tượng khác.
Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng
nào đó nữa thì bạn làm như sau:
Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào
menu “Insert” > “Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”.
Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím
tắt ở tab “Symbols”.
Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại
“Customize Keyboard”.
Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp
phím tắt trong ô “Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím
tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa.
Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng
khác.
1.25. vẽ hình Để thực
hiện việc vẽ hình, đầu tiên nếu trên màn hình chưa có thanh công cụ vẽ hình thì
bạn lấy ra như sau: Click phải chuột lên một thanh công cụ bất kỳ, chọn
Drawing. Trên thanh công cụ bao gồm khá đầy đủ các chức năng vẽ, tô màu, chọn
bề dày nét vẽ, kiểu nét vẽ, vẽ các hình khối, các mẫu hình chuẩn...
Khi cần vẽ đoạn thẳng, click vào biểu tượng vẽ đường thẳng,
ấn và giữ phím Shift, khi đó con trỏ chuột sẽ di chuyển theo đường thẳng.
Khi cần copy một đối tượng nào đó, bạn ấn và giữ phím Ctrl,
đưa con trỏ đến đối tượng, click & drag đến nơi cần copy.
Khi cần vẽ một đường cong phức tạp, bạn vào: AutoShapes > Lines > Curve
trên thanh công cụ Drawing, tương tự, vào AutoShapes > Lines > FreeForm
để vẽ các đường gãy khúc.
Nếu đường cong, gãy khúc chưa như ý muốn, bạn click phải chuột vào đối tượng
rồi chọn "Edit Points", lúc này các điểm neo trên đường sẽ hiện lên,
bạn có thể tự do điều chỉnh theo ý muốn, hoặc bạn có thể thêm điểm vào (add
points), xóa bớt điểm (delete points) để điều chỉnh đường nét mềm mại
hơn.
Muốn tô màu toàn bộ đối tượng thì đòi hỏi đối tượng đó phải được tạo nên từ một
đường khép kín, để làm được điều này bạn chỉ việc click phải chuột vào đối
tượng và chọn "Close Patch" Đồng thời ngoài những màu cơ bản, bạn có
thể lót bên dưới hình vẽ bằng các mẫu tô sẵn có, hình vẽ... (Fill Color\Fill
Effects).
Hộp tùy chọn mạng lưới.
Ngoài ra, để tiện lợi trong khi vẽ, MS-Word có chức năng hiển thị lưới trên
trang văn bản để bạn dễ cân chỉnh hình vẽ, chức năng bắt điểm giữa các đối
tượng với nhau, giữa đối tượng với lưới.. cách thực hiện như sau:
Trên thanh công cụ Drawing, click Draw\Grid, lúc này hộp thoại tùy chọn sẽ hiện
lên. Bạn click chọn "Display gridlines on screen" để hiển thị mạng
lưới, định bề rộng, chiều cao của các mắt lưới ở box Vertical spacing,
Horizontal spacing.
Định khoảng giữa các mắt lưới theo chiều ngang và chiều dọc ở box Vertical
every, Horizontal every (cách nhau 2 mắt lưới, 3 mắt lưới... ).
Để bắt một đối tượng đến lưới, bạn chọn Snap objects to grid (nghĩa là khi bạn
vẽ, đầu mút của đối tượng sẽ tự động liên kết đến vị trí các mắc lưới một cách
nhanh chóng và chính xác mà bạn không cần phải canh chỉnh).Tương tự, khi cần sự
liên kết giữa các đối tượng bạn hãy click chọn "Snap objects to other
objects".
Để bắt một đối tượng đến lưới, bạn chọn Snap objects to grid
(nghĩa là khi bạn vẽ, đầu mút của đối tượng sẽ tự động liên kết đến vị trí các
mắc lưới một cách nhanh chóng và chính xác mà bạn không cần phải canh
chỉnh).Tương tự, khi cần sự liên kết giữa các đối tượng bạn hãy click chọn
"Snap objects to other objects".
Sau khi hoàn tất hình vẽ, để tránh trong quá trình chỉnh sửa, dàn trang văn
bản, các đối tượng sẽ nhảy lung tung làm hình vẽ của bạn bị sai, biến mất trên
văn bản bạn hãy liên kết (Group) chúng lại như sau:
Giữ Shift và click chọn các đối tượng hoặc nhanh hơn bạn có thể vào biểu tượng
Select object trên thanh công cụ Drawing, sau đó click & drag để chọn các
đối tượng. Vào Draw\Group để liên kết các đối tượng lại với nhau, lúc này tất
cả hình vẽ là một khối thống nhất, bạn có thể yên tâm chỉnh sửa văn bản.
1.26. Những thủ thuật dưới đây sẽ giảm bớt thao tác cũng như
thời gian thao tác trong Word:
Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày
Word không khởi động và nạp những thiết lập mà bạn thích,
hãy ép chúng làm việc với macro mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới.
Để sử dụng macro, hãy nhấn chuột vào Tools ->Macros ->
Record new macro và sau đó đặt tên macro này là AutoOpen, hãy chú ý trường
Store In field luôn nằm trong Normal.dot. Hãy bỏ qua các lựa chọn để gán
macro này cho các phím tắt và menu, bởi macro AutoOpen sẽ được thiết kế để chạy
tự động khi mở một tập tin mới.
Lúc này chế độ ghi macro đang kích hoạt , hãy làm những với
những thao tác lặp lại khi mở một tài liệu mới.Sau khi đã hoàn thành xong, hãy
nhấn nút dừng (Stop). Bây giờ, sử dụng Tools->Macro-> Visual Basic
Editor, sao chép toàn bộ AutoOpen và dán nó vào dòng cao nhất trong cửa sổ code
ở bên tay phải, và đổi tên bản sao chép này thành AutoNew, lúc đó các thiết lập
sẽ tự động chạy khi tạo tài liệu mới.
Sửa đổi định dạng tài liệu
Những người sử dụng mới làm quen với Word thường sử dụng
template (mẫu) Normal.dot để chỉnh sửa những định dạng văn bản cho riêng mình.
Rất nhiều thay đổi được thay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng Default và Add to
Template trong hầu hết các khung định dạng, nhưng trong một lúc nào đó người sử
dụng muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tin này, hãy tìm kiếm
trong mục Templates chẳng hạn: C:\Documents and
Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn này
có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài đặt Windows.
Tránh cảnh báo phiền phức
Sau khi đã tạo được các macro mà bạn lưu trong các tài liệu
hoặc các template, Word sẽ luôn đưa ra lời cảnh báo mỗi lần mở tài liệu. Để
loại bỏ cảnh báo phiền phức, hãy tạo một chữ kí số (digital signature) sẽ giúp
Word "tin tưởng" macro này hơn.
Sử dụng Start ->Run và nhập vào đường dẫn nơi cài đặt bộ
Office. Ví dụ: C:\Program Files\Microsoft Office\Office11 (Office10 nếu sử dụng
Office XP). Tiếp đó, hãy tìm tới tập tin Selfcert hoặc Selfcert.exe (tuỳ thuộc
vào cách hiển thị tập tin mở rộng) và nhấn đúp vào tập tin này. Nếu không tìm
thấy tập tin Selftcert, hãy thêm tính năng này trong bộ cài đặt Office. Khi sử
dụng, làm theo những chỉ dẫn và nhập tên riêng cho certificate khi được
hỏi. Sau đó, trong Word, mở tài liệu sử dụng macro này. Chọn Tools-> Macros
-> Visual Basic Editor. Trong khung Project ở phía bên trái, điểm sáng tài
liệu, chọn Tools -> Digital Signature, nhấn Choose.., và lựa chọn
certificate vừa tạo. Bây giờ, hãy đóng và mở lại tài liệu. Nếu hộp cảnh
báo về bảo mật xuất hiện, chọn Always Trust Macros From This Source, và lựa
chọn Enalbe Macros. Lặp lại những bước này cho bất cứ tài liệu hoặc template
muốn nhúng macro này.
Một điểm cần lưu ý là những certificate tự tạo này chỉ được "tin
tưởng" trên máy của bạn, hãy lựa chọn Always Trust Macros From This Source
sẽ tạo được "niềm tin" khi sử dụng trên máy khác.
Dán văn bản không chứa định dạng
Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trang Web vào
trong tài liệu Word, có lẽ người sử dụng sẽ không muốn giữ lại định dạng và phông
chữ. Đặc biệt là những hình ảnh quảng cáo và những thành phần khác. Bạn
có thể sử dụng Edit -> Paste Special và sử dụng Unformatted Text mỗi lần cắt
dán từ trang Web. Nhưng cũng có một cách khác khá hấp dẫn và thú vị hơn rất
nhiều là sử dụng macro. Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và
gõ vào đoạn mã sau:
Sub PasteUnformatted()
Selection.PasteSpecial _
dataType:=wdPasteText
End Sub
Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard..., rồi kéo
xuống danh sách Categories trong Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách
Command, đưa con trỏ tới Press New Shortcut Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn có thể
lựa phím tắt khác theo ý mình), và nhấn vào Assign và Close. Từ bây giờ bạn chỉ
cần nhấn Shift-Alt-V dán để dán đoạn văn bản chưa định dạng vào Word nhanh chóng
và đơn giản.
Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản
Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ email hoặc trang Web
có dấu ngắt dòng (hoặc các kí tự như ^, >> ..), dĩ nhiên là bạn muốn loại
bỏ những kí tự, này khỏi văn bản. Hãy sử dụng Edit ->Replace, để loại bỏ
bằng cách gõ ^l ( gõ dấu ^ và chữ 'L' thường) trong trường Find What, và gõ dấu
cách (spacebar) vào trường Replace. Tiếp đó, chọn Replace All. Cuối cùng, khi
Word hỏi có muốn tiếp tục thay thế toàn bộ văn bản không thì chọn No.
Bạn cũng có thể ghi lại những bước trên thành một macro. Sau khi đã ghi lại,
hãy chỉnh sửa đoạn macro này để Word sẽ không hỏi lại nếu bạn có muốn thay thế
toàn bộ tài liệu hay không. Tìm dòng .Warp=wdFind-Ask và thay đổi thành
.Warp=wdFindStop.
Sử dụng menu Work
Sử dụng danh sách các tài liệu thường dùng (recent
documents) trong menu File của Word sẽ nhanh hơn rất nhiều. Tuy nhiên, những
danh sách này chỉ liệt kê 9 tập tin thường sử dụng mới gần nhất (mặc định chỉ
có 4). Để chỉnh sửa con số này hãy lựa Tools ->Options, ở trong thẻ General.
Nhưng điều này cũng không đảm bảo là tập tin thường mở có thuộc danh sách này
hay không. Hãy sử dụng thêm menu Work từ Tools-> Customize, lựa chọn
thẻ Command, và tới mục Categories và tới danh sách Buitl-In Menus. Trong danh
sách Command, hãy kéo thanh Work lên hàng có các menu và nhấn OK.
Lúc này những tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng chỉ cần nhấn vào menu
Work và chọn Add to Work Menu. Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách trong tài
liệu, hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" và chọn tài liệu muốn loại bỏ. Khi
muốn mở tài liệu chỉ cần tới Work và chọn tài liệu.